Avis de confidentialité

La confidentialité des clients et la protection de la vie privée sont d’une importance capitale pour le Centre de l’enfant, de l’adolescent et de la famille d’Ottawa (CAFCO, « nous »). Cet avis de confidentialité explique comment CAFCO et ses professionnels recueillent, utilisent, divulguent et traitent les renseignements personnels sur la santé.

À propos de CAFCO

CAFCO est un regroupement pluridisciplinaire de professionnels, incluant des psychologues, des ergothérapeutes, des pédiatres, des psychométriciens, des psychothérapeutes, des travailleurs sociaux et des orthophonistes.

CAFCO est considéré comme un « dépositaire de renseignements sur la santé » en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé de l’Ontario (LPRPS), et les professionnels, le personnel et les bénévoles qui travaillent avec nous sont considérés comme des mandataires qui traitent les renseignements personnels sur la santé en notre nom. CAFCO et ses mandataires sont collectivement responsables de la protection de la vie privée des clients, en conformité avec la LPRPS et les obligations en matière de confidentialité établies par les organismes d’autoréglementation qui encadrent nos professionnels.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel sur la santé?

Les renseignements personnels sur la santé comprennent toute information concernant une personne et qui :

  • concerne sa santé physique ou mentale, ou ses antécédents médicaux;

  • est liée à la prestation de soins de santé;

  • est liée au paiement ou à l’admissibilité à des soins de santé;

  • comprend des informations non médicales incluses dans le dossier client, telles que les coordonnées (adresse, numéro de téléphone, etc.).

Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels sur la santé

Nous recueillons, utilisons et divulguons uniquement les renseignements personnels sur la santé qui sont raisonnablement nécessaires pour fournir nos services. Nous recueillons des informations sur les antécédents médicaux du client, y compris ses antécédents familiaux, sa condition physique, son fonctionnement et sa situation sociale, afin de l’orienter vers le professionnel approprié, évaluer ses besoins en matière de santé mentale ou physique, formuler des recommandations de traitement et offrir les services choisis. Nous recueillons également ces renseignements à des fins connexes, comme la prise de rendez-vous, les communications et la facturation.

Dans la majorité des cas, la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels sur la santé se fait avec le consentement éclairé du client ou de son mandataire spécial. Dans de rares situations, nous pouvons divulguer sans consentement explicite, notamment :

  • Si vous êtes en danger de vous faire du mal;

  • Si vous menacez de faire du mal à autrui;

  • Protection de l’enfance : Cela s’applique à tout enfant de moins de 16 ans, ou jusqu’à 17 ans s’il est sous ordonnance de protection. Si nous avons des motifs raisonnables de croire qu’un enfant est victime ou à risque d’abus ou de négligence, nous avons l’obligation de le signaler aux autorités compétentes;

  • Si un délinquant sexuel connu est en contact avec un enfant, nous devons le signaler;

  • Si une cause judiciaire exige la divulgation de vos dossiers;

  • Si vous signalez avoir été victime d’abus sexuel par un professionnel de la santé, nous devons en informer l’ordre professionnel concerné;

  • Si vous signalez qu’un résident de foyer de soins de longue durée ou d’une résidence pour personnes âgées est victime d’abus ou de négligence, nous devons en informer le ministère de la Santé;

  • Si vous donnez des informations sur une personne disparue que la police n’a pas pu retrouver, nous devons divulguer ces informations en vertu de la Loi de 2018 sur les personnes disparues;

  • Si un organisme de réglementation professionnel demande l’accès aux dossiers dans le cadre de son programme d’assurance de la qualité.

Nous n’utiliserons jamais vos renseignements personnels à des fins de marketing.

Visiteurs de notre site Web

Notre serveur Web recueille automatiquement des données non identifiantes sur les visiteurs (adresse IP, date, heure, pages visitées). Ces données sont utilisées pour mieux comprendre l’usage du site et l’améliorer. Nous ne connaissons pas l’identité des visiteurs sauf si des coordonnées sont fournies volontairement.

Protection des renseignements personnels sur la santé

Bien que les systèmes électroniques ne soient jamais totalement sécurisés, nous avons mis en place des mesures administratives, techniques et physiques pour réduire les risques d’accès, d’utilisation ou de divulgation non autorisés :

  • Les documents papier sont gardés sous supervision directe ou dans un endroit verrouillé;

  • Le matériel électronique est sous surveillance ou sécurisé dans un endroit verrouillé. Les ordinateurs sont chiffrés et protégés par mot de passe;

  • L’accès aux dossiers électroniques est restreint au personnel autorisé;

  • Le personnel de CAFCO signe des accords de confidentialité et reçoit une formation sur nos politiques de confidentialité.

Utilisation de fournisseurs de services

CAFCO utilise le logiciel de gestion clinique OWL pour créer et stocker les dossiers clients, prendre les rendez-vous, enregistrer les consentements et fournir les services virtuels. Les données sont hébergées au Canada. Nous utilisons aussi Microsoft pour l’email, et certains échanges peuvent contenir des renseignements personnels sur la santé.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Nous devons conserver les dossiers pendant une période minimale afin de répondre aux exigences professionnelles et aux questions du client. Par exemple, les psychologues doivent conserver les dossiers jusqu’à 10 ans après que l’enfant ait atteint l’âge de 18 ans. Les dossiers ne servant plus sont détruits de façon sécuritaire ou retournés au client (suppression définitive pour les fichiers électroniques, déchiquetage pour les fichiers papier).

Accès à vos renseignements personnels et coordonnées

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels ou de demander des corrections, sous réserve des limites légales. Pour ce faire, veuillez soumettre une demande écrite aux coordonnées ci-dessous. Des vérifications d’identité peuvent être exigées. Si vous demandez des informations au nom d’une autre personne (ex. un enfant), il se peut que cette personne doive consentir.

Nous contacter

Si vous avez des questions sur nos pratiques de confidentialité, souhaitez accéder à vos informations ou déposer une plainte, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse : directors@cafco-ceafo.ca.

Nous prenons votre vie privée au sérieux et vous demandons de nous donner la chance de répondre à vos préoccupations avant de porter plainte ailleurs. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario :

2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8
Tél. : (416) 326-3333
Téléc. : (416) 325-9195
www.ipc.on.ca